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成功案例2

案例介绍2

面对挑战

本港的保险投资顾问机构进邦汇理近年来发展迅速,员工已逾180名,对打印文件 (销售资料、客户文件及内部通讯) 的质量需求极高。为求全面提升办公室效能,决心对外谋求一站式的文件管理方案。

行政管理困难

人机使用比率低,而且器材来自不同供应商,消耗品管理和储存复杂,加上单据繁复,管理困难。


无形开支庞大

由于拥有大量不同品牌及型号的影印机及打印机,需购买及储存不同种类的消耗品,开支及维修费用庞大,电费及人力管理资源消耗亦高。


打印成本高昂

使用大量小型桌面打印机,而其打印成本比多功能影印机高出一半。


打印质素欠佳

有大量旧式打印机,打印质素参差未如理想。


工作流程复杂

文件打印系统分散于六层办公室,打印扫描工序未有统一管理,影响员工效率及对客户之服务质素。


办公咨询服务提供全面解决方案

理光「办公咨询服务」的顾问团队向进邦汇理各部门进行详细审查,理解该公司的日常实际操作及现有系统的问题所在后,透过详细的数据分析,并为进邦汇理度身订制了一套全新的文件打印方案,再为打印设备进行升级,全面提升及加强办公室文件打印系统之运作效能。

理光方案

理光建议方案

>> 统一使用理光多功能影印机,取代办公室各种部门共用的打印机、影印机及传真机。当中包括多部具优质彩色打印功能,能全面提升彩色文件打印质素。

>> 采用无纸传真方案,避免将传真打印出来,减低浪费纸张。

>> 理光的文件监控方案配合多功能影印机内的Scan-to-folder功能,可将文件扫描及储存于伺服器内。用户可利用DeskTopBinder Professional软件,方便随时搜寻需要文件,更可用不同方式将文件传送到其他部门传阅,方便变更、编辑、搜寻及撷取,加强文件处理效率。

>> 采用Web SmartDeviceMonitor 软件可以了解不同部门及不同楼层之文件打印使用情况,提升文件管理系统之行政管理效能。

>> 采用理光创新的按页付费按张划一收费模式,不论打印、影印或传真,都按打印量划一收费,大大简化了行政上的管理。

>> 提供 Enhanced Locked Print 加密打印及资讯保安方案,可在文件打印时设定密码,再于多功能影印机的操作版面上输入密码才打印出来,便可确保文件资料保密。
透过Enhanced Locked Print 功能,员工需输入密码,才可将文件打印出来,确保资料保密。
 

方案成效

成效

>> 透过新规划设备的配置及分佈位置,打印机总数量由80多部减至27部,员工和装置比例提升至10:1,节省办公室空间之余,提升每一台多功能影印机的效能。

>> 完善的无纸传真方案,有效减低垃圾传真,大大减省用纸量。预料5年可减省用纸700,000张,除大大节省成本,也合乎环保原则。

>> 方便易用的文件撷取功能让用户随时搜寻需要文件,回应客户的查询,减少回应时间,提高顾客满意度。

>> 改革获大部分同事及管理层认同,新器材使文件存档系统化,扫描打印速度高,色彩艳丽准确,故员工都乐意采用。据估计采用新方案后,员工整体工作效率可提升达50%。

>> 多方面简化行政作业,包括集中购买消耗品理光、清晰简易文件打印开支报告、两小时上门软硬件维修保养服务等,均能减低行政管理工作负担,也提高公司营运效率。

>> 采用理光创新的「1=1轻松付模式」,统一收费计算方法(维修保养费亦包括在内),大大减低整体开支,亦比较易控制成本。

>> 保安打印,令各投资保险从业员能确保客户个人资料私隐,提高其客户服务质素。
“理光(香港)文件管理方案及文件顾问团队,为我们详细讲解评估公司文件打印及管理流程,透过审核实际情况,与不同部门讨论后一起建立及计算总拥有成(Total Cost of Ownership),并提供重新设计的器材分布建议,有效地为公司节省资源。”

进邦汇理的资讯科技部门经理梁永康