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海量文件不断涌出

海量文件不断涌出
企业需要生成和使用大量纸质文件,并且无论处理、访问或存储,都给关键部门带来超重负担,造成高成本瓶颈,不用说如何高效的利用这些信息资产。
海量文件挑战
1. 纸质文件电子化转换
将现有的海量纸质文档进行批量电子化并迁移到文档管理系统的任务让人望而却步,由此产生的不断增长的纸质文件管理与信息资产利用之间的鸿沟也亟待解决。
2. 降低仓储和管理成本
不断产生的纸质文件需要越来越多的物理空间长期储存,占用了大量的仓储和管理成本。如何降低这些硬成本是解决海量文件面临的一项重要挑战。
3. 文件安全风险管理
信息在提取查阅时存在数据泄露、盗取或滥用的风险,纸质文件易老化、易破损、易燃性造成损失文件无法追溯以及关键文件在生命周期结束时无法妥善有效地销毁。
文件管理带来的价值
1. 信息资产利用
当数据变成可适应、可搜索、可理解的、便携的信息时,固态的单元数据将变为流动的信息资产,支撑业务发展的需要,加强竞争优势,有效地运行您的业务。
2. 成本有效控制
当庞大的海量纸质文件电子化转换后变成数字信息,也就将高昂的物理储存空间变成了价格低廉的电子文档储存,从而直接减少了企业在租用空间和人工管理上的成本。
3. 合规风险降低
文件妥善专业的存储和管理方式不但避免纸质信息存在的风险隐患,同时也能保障电子信息的安全,对信息资产做到全方位监管。
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视频介绍
如何应对挑战获得价值
理光智能办公服务致力于为企业提供纸质文档的电子化转换、存储与数据应用,以应对不断增长的纸质文件管理与信息资产利用之间的鸿沟。通过理光的方案,可为您提高生产力、降低成本并减少合规风险。
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